摘要：公证文书档案工作是公证处档案工作的重要内容之一，是档案管理中非常重要的一部分。只有认真搞好公证档案的立卷和归档，严格借调和查阅制度，妥善地保管和利用，才能让公证档案更好地为社会主义事业服务。本文针对公证文书立卷归档工作中存在的问题及解决方案进行了分析。
关键词：公证文书档案；管理工作；问题分析；解决措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着信息化建设水平的不断提高,无纸化办公时代已经到来。如何加强公证电子文件的归档管理,是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全文书档案管理工作的各项规章制度。
1公证文书立卷归档案工作中存在的问题
早在1988 年司法部、国家档案局就制发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，为公证档案的收集、整理、立卷、归档起到了规范作用。这表明公证文书的立卷归档工作是有章可循、有法可依的。然而，我们在检查、指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员对两个《办法》学习不够，加上对档案专业知识涉猎较少，所以在公证文书立卷归档中就容易出现以下几个方面的问题：
1.1 文书材料收集不齐全
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证机关受理申请后，公证事项的承办人应着手开始收集有关各种证明材料，记录整理谈话笔录、调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或终止后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料，进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，去掉不必要立卷归档的材料。但在实际工作中，因公证人员没有养成良好的及时归档习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员再三催促下立卷归档的，往往是有则归档，无则遗漏不归。存在着主要文书材料能够归档(如：公证文书、公证申请表、当事人的谈话笔录、公证事项报批表等)，证明材料则难以齐全(如：当事人应提供的有关证明性材料，公证处审查、调查所取得的证明材料等)的问题。造成案卷内档案材料不能齐全完整，致使已形成的案卷与规范要求尚有差距。
1.2公证档案立卷不规范
《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。实际组卷中，存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。同时，还存在着卷内文件排列顺序不一致，应归档的材料没有归档，卷内目录填写、起止页号编码不规范，归档材料用笔、用纸不规范等问题。
1.3档案分类定位不准确
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。但我们在检查中发现，涉及公民个人的人身关系、财产关系，如遗嘱公证、遗产公证等案卷，往往出现既被分为国内民事类，又被分为国内经济类的现象。
1.4 档案的期限划分不准
根据《关于机关档案保管期限的规定》，公证档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利、义务关系方面或涉及不动产所有权转移方面的，需要长远利用、查考的公证事项。长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事务方面或合同履行超过十五年等公证事项的档案。在较短的时间内查考、利用，作为证据保存而无保存价值的，以及合同履行期限在十五年以下的公证事项的档案，均列为短期档案保管。但我们检查时发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为永久或短期划为长期的现象较为常见。
另外，还存在着总登记簿(册)登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了重号(一号多证)、漏号等现象。而且，公证发文号没有确立固定的编制方法，造成公证文号年度与年度编制不一致，无延续性。
存在以上问题主要原因：一是少数公证人员对两个《办法》学习理解不深、不透，业务水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公证文书立卷归档监督、检查的力度不够。二是公证及档案部门组织开展公证档案业务知识学习、培训较少，对公证文书立卷归档工作检查、指导力度不够。三是公证及档案部门对公证档案出现新情况、新问题研究不够，没有根据公证业务的拓展和变化，及时调整、修订分类方案等。
2公证文书档案工作中存在问题的解决方案
2.1抓学习培训
学习、培训是提高公证人员档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档案的形成是由具体公证员操作完成的，公证档案的质量与公证员的档案业务知识密不可分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学习、培训就显得十分重要。公证部门要根据本单位工作特点，每年至少组织安排1次档案业务知识培训。公证人员也要自觉学习档案业务知识，以增强理论功底。特别对新上岗的公证人员，要及时安排档案业务培训，即使没有时间安排，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，促使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证公证档案质量。
2.2 抓检查监督
认真组织案卷质量检查，是确保每一份公证档案规范、齐全、完整的有效措施。《公证文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员从公证事项办理结束起就应检查、整理文件材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，予以退还重新整理。
2.3抓考核奖惩
公证部门要建立严格的奖勤罚懒机制，实行考核与奖惩挂钩。要将档案工作纳入公证人员的岗位责任制，年终一并考核。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼代理的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。
2.4 抓整体协作
公证和档案部门要对公证档案给予重视，齐心协力抓好档案工作。公证部门要经常与档案部门保持业务联系，取得档案部门的支持；档案部门也要为公证部门主动提供服务，并根据公证业务变化情况，及时帮助调整、修订分类方案，适时对公证人员进行档案业务培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从源头严把案卷质量关。
结束语
总之，公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此公证和档案部门要加强公证人员的档案意识教育，提高公证人员档案观念，使公证档案工作再上新台阶。
参考文献
[1]孙凤燕.提高公证文书档案鉴定工作质量的策略研究[J].档案天地，2011(08).
[2]孙凤燕.浅析公证电子文件的归档管理[J].档案天地，2011(07).